Rejestracja firmy krok po kroku

Artykuł udostępniony przez portal www.mala-firma.pl.

Praktyczna instrukcja dla początkujących przedsiębiorców. Mimo, że wprowadzona została zasada "jednego okienka",
to i tak startujący przedsiębiorca musi odwiedzić kilka miejsc i to w odpowiedniej kolejności.

Urząd Miasta lub Urząd Gminy
Zaczynamy od Urzędu Miasta, bądź też Urzędu Gminy, w których to znajduje się owo „jedno okienko” (właściwy urząd wybiera się ze względu na miejsce zamieszkania). W tym miejscu należy złożyć poprawnie uzupełniony druk EDG-1. Szczegółową instrukcję wypełnienia publikuję tutaj. Można skorzystać z internetowego formularza, generującego gotowy druk z podanych informacji - jest darmowy, a jego wykorzystanie nie zobowiązuje do zakładania konta w portalu, który go udostępnił.

Dokument ten jest jednocześnie wnioskiem o wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej (stąd skrót EDG), wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (przy której nadaje się numer REGON), zgłoszeniem identyfikacyjnym do Urzędu Skarbowego (wskazanie lub prośba o nadanie numeru NIP) oraz zgłoszeniem płatnika składek ubezpieczeniowych dla ZUS (płatnika, czyli osoby opłacającej swoją składkę, jak i składki swoich pracowników). Tym samym wnioskiem zgłasza się również wszelkie zmiany z zakresu podawanych informacji. Na ten obowiązek posiada się 7 dni od ich zaistnienia.

Jeśli działalność ma być wykonywana wspólnie przez małżonków, to każdy z nich musi osobno złożyć podanie EDG-1. Podobnie rzecz ma się w przypadku wspólników spółki cywilnej – każdy z nich jest odrębnym przedsiębiorcą.

W druku należy podać rodzaj wykonywanej działalności. W tym celu stworzona została Polska Klasyfikacja Działalności, która zawiera spis czynności, jakie może wykonywać przedsiębiorstwo. Do druku EDG-1 wpisuje się jedynie numery wybranych czynności. Nie obowiązuje żaden limit ilości podawanych numerów PKD i jeśli istniejących na druku 10 miejsc na ich wpisanie okaże się za mało, to należy użyć dodatkowo druku EDG-RD.

Główny Urząd Statystyczny
Po wprowadzeniu „jednego okienka” do GUS-u po dziewięciocyfrowy numer REGON udają się jedynie wspólnicy spółek jawnych. Identyfikator ten nadawany jest firmie, a nie przedsiębiorcy, więc każda spółka posiada tylko jeden taki numer. Aby go uzyskać, należy złożyć druk RG-1 załączając zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej każdego ze wspólników oraz umowę spółki. REGON nadawany jest od razu po złożeniu wniosku.

Pozostali przedsiębiorcy otrzymują swój REGON pocztą nie później niż miesiąc od złożenia druku EDG-1 w Urzędzie Gminy.

Urząd Skarbowy
Mimo, że dane z formularza EDG-1 trafiają również do Urzędu Skarbowego, to i tak należy go odwiedzić przede wszystkim, aby dokonać wyboru formy opodatkowania. Niektóre Urzędy Skarbowe wprowadzają w tym celu własne formularze. W innych wystarczy własne oświadczenie o przykładowej treści:
Wybieram formę opodatkowania [tutaj jedno z poniższych].
- na zasadach ogólnych.
- w formie liniowego podatku dochodowego.
- w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
- w formie karty podatkowej.

Numer NIP pozostaje niezmieniony – nasz osobisty numer staje się numerem firmy w momencie jej powstania. Niekiedy wymagane jest posiadanie potwierdzenia nadania numeru NIP. Jeśli je utraciliśmy, to należy wypełnić druk NIP-5 w celu uzyskania jego duplikatu.

Jeśli zakładamy spółkę, to należy w Urzędzie złożyć druk NIP-2 oraz NIP D.

Oprócz wyboru formy opodatkowania dochodowego, należy również zdecydować, czy zamierza się być podatnikiem VAT.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Przedsiębiorca w ZUS-ie posiada podwójną osobowość. Występuje on jednocześnie jako tak zwany płatnik, czyli osoba wpłacająca składki (za swoich pracowników i siebie samego) oraz jako Ubezpieczony (jakby na równi ze swoimi pracownikami). Na początku wydaje się to trochę skomplikowane, ale w praktyce wcale tak nie jest.

Uzupełniamy druk ZUA, jeśli wykonywana działalność jest jedynym naszym źródłem dochodów (tutaj znajduje się prawidłowy wzór wypełnienia). Z kolei ZZA używa się w sytuacji, gdy posiadamy pełnoetatową pracę, w której zarabiamy powyżej minimalnej pensji krajowej – w innym przypadku pozostajemy przy ZUA. W przypadku spółki cywilnej, będzie to druk ZPA.

Jeśli w dniu składania formularzy w ZUS-ie nie posiadamy jeszcze numeru REGON, to nie podajemy go, lecz później musimy uzupełnić tę informację poprzez druk ZUS ZIPA.

Warto również zrobić sobie zapas kilku deklaracji ZUS DRA, aby później przysyłać je pocztą, bez konieczności udawania się każdorazowo do Urzędu. Należy ponadto pamiętać, aby zawsze posiadać kopie dokumentów składanych do ZUS-u (Urzędu Skarbowego również). Jeśli składa się je osobiście, to należy poprosić o potwierdzenie kopii pieczątką z aktualną datą. Jeśli wysyła się je pocztą, to należy czynić to zawsze przesyłką poleconą, a do kopii przesłanych dokumentów załączać dowód nadania. Należy do tego używać kopert nie mniejszych niż A4, aby nie składać dokumentów na pół.


Koncesje, licencje
Wprawdzie posiadamy swobodę gospodarczą, to jednak w przypadku niektórych rodzajów działalności przepisy nakładają obowiązek uzyskania koncesji i zezwoleń.

PIP i Sanepid
Państwową Inspekcję Pracy odwiedzamy wyłącznie wówczas, gdy zamierzamy zatrudnić pracowników. Mamy 30 dni od daty rozpoczęcia działalności na zawiadomienie PIP-u na piśmie o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Należy także pamiętać poinformować PIP o wszelkich zmianach w danych firmy, czy też jej likwidacji. Wzory dokumentów znaleźć można na stronie www.pip.gov.pl.

Jeśli nie zamierzamy nikogo zatrudniać, to wizytę w Sanepidzie również możemy sobie darować. Jeśli jednak jest inaczej, to w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia działalności należy udać się do wojewódzkiej lub powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej w celu powiadomienia o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności oraz przewidywanej liczbie pracowników. Niektóre dziedziny działalności (np. gastronomia) wymagają zastosowania szczególnych środków i procedur wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Więcej informacji na ten temat oraz wzory dokumentów odnaleźć można na stronie www.gis.gov.pl.

Pieczątka
Wprawdzie nie istnieje żaden prawny wymóg wyrobienia pieczęci firmowej, to jednak jej posiadanie często okazuje się przydatne, a że jej uzyskanie nie stanowi wielkiego trudu, to należy się o taką pieczęć postarać – to również kwestia psychologii, bo przecież firmowa pieczątka zawsze robi wrażenie i sprawia, że ozdobiony nią dokument wydaje się bardziej oficjalny. Na większości urzędowych druków i deklaracji znajduje się pole na pieczątkę, lecz jej użycie nie jest obowiązkowe. Można jej używać przy fakturach i na umowach handlowych, lecz również nie trzeba. Najbardziej rygorystyczne pod tym względem okazują się banki. Można się nawet spotkać z odmową założenia konta firmowego, jeśli nie posiada się pieczątki (!).

W skrócie, co umieszcza się na takiej pieczęci:
- pełna nazwa firmy (wraz z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy)
- adres siedziby
- może być telefon i faks
- REGON
- NIP

Niektórzy pomijają ten ostatni element, lecz ja zachęcam do jego umieszczenia, bowiem zawsze lepiej mieć go pod ręką, a chociażby w przypadku ręcznego wypisywania faktury VAT, zamiast spisywać dane firmy, można po prostu użyć pieczęci.

Konto bankowe
Nie istnieje żaden obowiązek używania konta firmowego przy każdej transakcji związanej z prowadzoną działalnością – można używać również prywatnego konta albo chociażby płacić gotówką. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej określa obowiązek używania firmowego konta w przypadku transakcji, których wartość przekracza 15 000 euro – bez względu na liczbę płatności (nie zadziała rozłożenie ich na kilka mniejszych przelewów).

Po założeniu firmowego konta bankowego należy poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy za pomocą druku EDG-1 z załącznikiem EDG-RB, zaś w ZUS-ie zgłasza się go poprzez formularz ZBA. Ze zgłaszaniem numerów kont bankowych istnieje obecnie pewne zamieszanie i niektóre Urzędy Skarbowe odsyłają z drukiem EDG-1 do Urzędu Gminy (gdzie rejestrowało się firmę) - proszę się tym nie przejmować i po prostu dostosować się do ich polecenia.

Wybierając bank, który poprowadzi konto naszej firmy, należy zwrócić szczególną uwagę na takie szczegóły jak:
- wysokości opłat za prowadzenie rachunku, przelewy, wpłaty i wypłaty gotówkowe
- możliwość obsługi konta poprzez Internet i/lub telefon
- ilość oddziałów i bankomatów/wpłatomatów

Udając się do banku należy posiadać:
- dowód osobisty
- oryginał wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej
- dokument nadający numer REGON
- ew. umowa spółki
- najlepiej już także posiadać pieczątkę

Warszawskie-biuro.pl dla Twojej firmy
Bardzo wygodną opcją dla przedsiębiorców chcących założyć działalność gospodarczą jest możliwość wynajmu tzw. wirtualnego adresu - dzięki niemu przedsiębiorca może poszczycić się profesjonalnym (a nie, jak to bywa w bardzo dużej liczbie przypadków, domowym) adresem firmy. Może kierować do biura nie tylko korespondencję, ale także telefony. Profesjonalnie przygotowany personel pomoże w sprawach prowadzenia działalności, także wyboru prowadzenia działalności czy sposobu rozliczania się z fiskusem.

Zapraszamy do przejścia do działu Oferta i wybrania najwygodniejszej opcji - jeżeli nadal nie zdecydowałeś się na wybór formy prowadzenia działalności - zadzwoń do nas i umów się na bezpłatne spotkanie, gdzie będziesz mógł nie tylko podpisać umowę, ale też zapoznać się z najkorzystniejszymi opcjami uruchomienia firmy (kontakt).